Kontrola przez pracodawcę stopnia i sposobu wykorzystania poczty służbowej przez pracowników

Niniejszy artykuł ogranicza się do kontroli korespondencji elektronicznej prowadzonej przez pracownika i wykorzystywania służbowej skrzynki pocztowej, rozumianej jako kontrolę rejestru wiadomości pocztowych wysyłanych ze skrzynki elektronicznej oraz przeglądanie treści przesyłanych wiadomości i zawartości skrzynki. Artykuł nie dotyczy kwestii sprawdzania wykazów odwiedzanych przez pracownika stron WWW.

Zasoby poczty elektronicznej znajdujące się w poszczególnych skrzynkach są bezpośrednio dostępne dla pracodawcy, gdyż dokonuje on sprawdzenia swojej własności i wkracza w sferę własnych dóbr osobistych i własnej korespondencji, której w sposób oczywisty nie może naruszyć. W tej sytuacji nie można mówić o bycie przestępstwa, gdyż pracodawca uzyskuje maile przychodzące i wychodzące ze skrzynki pocztowej, prowadzonej przez siebie samego na swoim własnym serwerze dla pracowników, w sposób jak najbardziej legalny[1]. Pracodawca ma prawo ustalać, z kim pracownik się kontaktował, poprzez kontrolę rejestru wiadomości pocztowych wysyłanych ze skrzynki elektronicznej, ale również poprzez odczytywanie treści maili wysłanych ze służbowej skrzynki.

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy znajdujące się w skrzynce pocztowej e-maile oraz załączniki do nich są zaszyfrowane z użyciem specjalnego programu szyfrującego. Nie jest to istotne, kto dany list zaszyfrował (pracownik-nadawca czy też nadawca zewnętrzny). Dlatego też jego odczytanie wiąże się z przełamaniem szczególnego zabezpieczenia i tu niewątpliwie dochodzi do zaistnienia jednego ze znamion przestępstwa[2] określonego w art. 267 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny[3].

Ponadto w żadnym wypadku pracodawcy nie wolno sprawdzać poczty w prywatnej skrzynce pracownika, np. założonej na publicznie dostępnym portalu, nawet jeśli korespondencja jest dokonywana za pomocą urządzeń należących do pracodawcy. Taka ingerencja byłaby zbyt daleko idąca i naruszałaby zapisy konstytucyjne, które mówią, że każdy, a więc również pracownik ma prawo do prywatności.

Zatem sama natura systemu skrzynek poczty elektronicznej prowadzonej dla pracowników przez pracodawcę sprawia, że znajdująca się w nich niekodowana poczta nie korzysta z ochrony karnoprawnej, niezależnie od tego czy są to maile służbowe czy prywatne, choć bez wątpienia korzysta z ochrony konstytucyjnej, tj. prawa do tajemnicy komunikowania się[4] i prawa do prywatności[5].

Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie przez pracodawcę regulaminu dotyczącego korzystania z poczty elektronicznej. Można albo całkowicie zakazać używania poczty dla celów prywatnych, albo też nakazać oznaczanie korespondencji prywatnej w nagłówku wiadomości. W regulaminie pracodawca powinien zastrzec, że niezastosowanie się pracownika do wyznaczonych reguł naraża go na ryzyko omyłkowego dostępu pracodawcy do prywatnej korespondencji. Jej prowadzenie przez pracownika odbywałoby się z pełną świadomością, że może być i będzie ona poddawana kontroli przez pracodawcę. Dodać trzeba, że informowany o tym, że służbowy adres elektroniczny nie korzysta z ochrony prawa do prywatności i że wiadomości przesyłane do skrzynki są dostępne także dla pracodawcy powinien być również podmiot, który chce skierować e-mail na taki adres.

I.       Czego nie wolno kontrolować pracodawcy?

1. Korespondencji prowadzonej za pośrednictwem prywatnych kont e-mail.
2. Pracodawca nie ma podstaw prawnych do kontrolowania prywatnej korespondencji przesyłanej za pomocą służbowej poczty elektronicznej.

II.    Co można kontrolować?

1. Pracodawca ma prawo do zapoznania się z wykazami pozwalającymi na ustalenie aktywności internetowej pracownika oraz ustalenie, z jakimi podmiotami komunikował się pracownik za pomocą urządzeń pracodawcy.
2. Korespondencję służbową[6], która bez wątpienia stanowi własność pracodawcy, dlatego też nie dochodzi do naruszenia dóbr osobistych pracownika przy dokonywaniu kontroli jego korespondencji służbowej w zakresie uzasadnionym potrzebami pracodawcy, a tym samym korespondencja taka nie podlega ochronie na gruncie prawa cywilnego.
3. Możliwe jest przeglądanie prywatnej korespondencji wysyłanej ze służbowej skrzynki mailowej, ale jedynie pod warunkiem że w regulaminie pracodawca zastrzegł, że nie stosowanie się pracownika do wyznaczonych reguł naraża go na ryzyko omyłkowego dostępu pracodawcy do prywatnej korespondencji pracownika.

III.  Jakie warunki trzeba spełnić?

1. Należy ustalić szczegółowe zasady wykorzystywania służbowej skrzynki do celów prywatnych.
2. Działania kontrolne pracodawcy powinny zostać dokładnie opisane w wewnętrznym regulaminie.