Wykonanie obowiązku zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji GIODO

Wykonanie obowiązku rejestracji polega na złożeniu wypełnionego formularza zgłoszenia zbioru do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych przez administratora danych. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych[1]. Nadmienić należy, iż prawidłowe zgłoszenie zbioru do rejestracji powinno spełniać wymagania określone w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych[2] i zgodnie z art. 41 ust. 1 Uodo, zgłoszenie zbioru danych do rejestracji powinno zawierać:

• wniosek o wpisanie zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych,
• oznaczenie podmiotu prowadzącego zbiór i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany, oraz podstawę prawną upoważniającą do prowadzenia zbioru, a w przypadku podmiotu, o którym mowa w art. 31a, oznaczenie tego podmiotu i adres jego siedziby lub miejsce zamieszkania,
• cel przetwarzania danych,
• opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz zakres przetwarzanych danych,
• sposób zbierania oraz udostępniania danych,
• informację o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane,
• opis środków technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celach określonych w art. 36 – 39,
• informację o sposobie wypełnienia warunków technicznych i organizacyjnych, określonych w przepisach, o których mowa w art. 39a,
• informację dotyczącą ewentualnego przekazywania danych do państwa trzeciego.

W zrealizowaniu obowiązku rejestracji niewątpliwie pomocny jest program komputerowy służący do prawidłowego wypełnienia zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, udostępniony na stronie internetowej Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych[3]. Program ten, wraz z internetową wersją rejestru zbiorów danych osobowych, funkcjonuje w ramach systemu „Elektroniczna platforma komunikacji z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych”[4]. Celem programu jest wyeliminowanie możliwości popełnienia wielu błędów dzięki systemowi podpowiedzi i komunikatów. Istotą programu jest to, że wymusza podanie wszystkich informacji, które zgodnie z przepisami powinno zawierać zgłoszenie oraz ogranicza możliwość podania informacji nieprecyzyjnych lub sprzecznych. Po wypełnieniu formularza, wnioskodawca ma możliwość przesłania zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi drogą elektroniczną, jeśli dysponuje bezpiecznym podpisem elektronicznym, bądź też wysłania wydrukowanego zgłoszenia drogą tradycyjną.